GESTIÓN DE ARCHIVO

HISTORIA DEL ARCHIVO
Conformación del Archivo

Para conocer el AASFV es necesario conocer la historia de la Arquidiócesis y como ésta lo fue gestando. Así los casi 440 años desde la fundación de Santa Fe y la creación de la primera Parroquia del Litoral (Iglesia Matriz – Todos los Santos) hicieron que los documentos producidos contengan el paso de Jesucristo y el anuncio del Evangelio por estas tierras litoraleñas.

Teniendo en cuenta las fechas o acontecimientos más relevantes ocurridos en la Arquidiócesis se destacan las siguientes etapas en la génesis o evolución del Archivo Eclesiástico:

1ª Etapa – desde la Fundación de Santa Fe hasta el inicio del Proceso de Independencia  (1573 – 1810): Etapa caracterizada por los lineamientos del Concilio de Trento (s. XVI) que exhortaba a los Obispos residentes a organizar la Curias y los Archivos Parroquiales. La presencia de las primeras Parroquias en “el Litoral” que luego darán lugar a Curatos:

• a- “Iglesia Matriz de Santa Fe” (1573) o Iglesia de “Todos los Santos” (primero en Santa Fe la Vieja y luego en 1670 en el emplazamiento actual de Santa Fe de la Vera Cruz)

• b- “B.V.M. del Rosario” – Rosario SF (1731). Creada Curato por solicitud del Cabildo Eclesiástico de Buenos Aires

• c- “Nuestra Señora del Rosario” – Paraná ER (1731). Creada Curato por solicitud del Cabildo Eclesiástico de Buenos Aires

• d- “San Jerónimo” – Coronda SF (1749). Creada Curato por solicitud del Curato de Santa Fe

• a- “San Francisco Javier “ – San Javier SF (1823)

• b- “N. S. Carmen” – S. José Rincón SF (1836)

• c- “Santa Rosa” – Sta. Rosa Calchines SF (1857)

2 ª Etapa – desde la Revolución de Mayo hasta el Reinicio de las relaciones con la Santa Sede (1810 – 1858): Etapa definida por la incomunicación con España y por ende con Roma y por la poca creación de jurisdicciones parroquiales. Solamente surgen las Parroquias de:

3ª Etapa – desde el Reinicio de las relaciones con la Santa Sede y Creación de la Diócesis de Paraná hasta que es erigida como Diócesis Santa Fe (1858/59 – 1897)

4ª Etapa – desde la Creación de la Diócesis de Santa Fe hasta que es erigida como Arquidiócesis (1897 – 1934): En esta etapa se incorporan nuevas series documentales dado que a partir del “Auto Nº 14” del 30 de mayo de 1897 de quien fuera Arzobispo de Buenos Aires, Mons. Ulasdislao Castellanos, dispone el envío de los documentos de los documentos que se encuentran en los Archivos de Paraná y Salta concerniente a los territorios de la nueva diócesis . Además se erigen la mayor cantidad de Parroquias (al momento de la muerte de Mons. Agustín Boneo -20 agosto de 1932- fueron eregidas 95 parroquias y más de 65 Vice-Parroquias ) con lo cual son mas los registros sacramentales y la correspondencia epistolar entre la Curia y las Parroquias. A su vez, la erección de la Diócesis implica una mayor relación con los Poderes Públicos dado por el carácter institucional que ésta posee en la sociedad; generando así gran cantidad de documentos.

5 ª Etapa – desde que es erigida como Arquidiócesis a nuestros días (1934 →): Caracterizada por la transformación institucional, su lugar y labor en la sociedad que acrecienta la producción de documentos. Aunque en algunas “Series Documentales” se ve mermado por la transferencia de los documentos a las nuevas jurisdicciones eclesiásticas creadas. Cabe destacar que por Decreto Arzobispal del 4 de octubre de 2004, Mons. José M. Arancedo, cree conveniente crear el Archivo Histórico, nombrar un Director y promulgar su Estatuto y Reglamento.

Para profundizar:

http://archivoarquisantafe.org/historia-del-archivo/

¿QUE ES ARCHIVO?

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de información son conocidos como archivos. Algunos países cuentan con Archivos Generales, que albergan de una forma organizada información con respecto a la historia y la cultura de sus pueblos.

En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de conservar y ayudar a la restauración de la documentación con la que cuentan. A menudo se utiliza el verbo “archivar” para dar a entender el cierre de un proceso, como por ejemplo, al decir ‘se ha ordenado el archivo del caso’.

¿PARA QUE SIRVE UN ARCHIVO?

Los archivos pueden tener numerosas funciones. Desde simplemente contener información de manera ordenada, como los archivos de texto, y permitir el acceso a ella por parte de programas determinados, hasta archivos ejecutables que desencadenan cierta secuencia de acciones (y de otros archivos) que tienen como resultado una acción concreta.

Desde apagar el computador hasta iniciar un videojuego, todo lo que ocurre en un sistema informático ocurre a través de archivos interconectados ejecutándose por turno en la memoria del computador.

Fuente: https://concepto.de/archivo-informatico/#ixzz5jtYChBQs

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN ARCHIVO

En líneas generales, los archivos de un sistema informático son:

• Representables. Los archivos suelen tener un nombre de máximo 255 caracteres y suelen ser representados en sistemas operativos de interfaz gráfica (como Windows) por un ícono determinado.

• Únicos por directorio. En una misma carpeta o directorio no pueden existir dos archivos idénticos con el mismo nombre. Cuando ello ocurra alguno de los dos habrá de cambiar levemente su nombre o en todo caso será remplazado uno por otro.

• Modificables. Excepto aquellos que expresamente hayan sido protegidos contra modificación, como es el caso de los archivos vitales del sistema informático, que no deben sufrir cambios pues éste se desestabilizaría, lo común es que los archivos puedan borrarse, crearse, modificarse, renombrarse a voluntad o necesidad.

• Poseen un tamaño. De acuerdo a la cantidad de información que un archivo contenga, éste tendrá un tamaño o “peso”, mensurable en Kb, Mb o incluso Gb. Mientras más grande sea el archivo, más capacidad deberá tener el soporte donde se encuentre.

TIPOS DE ARCHIVO

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
Artículo 23 de la ley 594 de 2000.
Archivos de Gestión
Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.
De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

• Producción

• Recepción

• Distribución

• Trámite

• Organización

• Consulta

• Conservación

• Disposición final

Archivo Central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

• Organización

• Consulta

• Conservación

• Disposición final

Archivo Histórico
El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.

• Organización

• Consulta

• Conservación

• Disposición final

EJEMPLOS DE UN ARCHIVO

Algunos ejemplos típicos de archivos son:

• Archivos de texto. Usualmente identificados con extensiones .doc, .txt, .rtf o .odt, contienen secuencias de caracteres alfanuméricos dispuestos en secuencias específicas, que denominamos “documentos”.

• Archivos ejecutables. Usualmente terminados en .exe (executable, “ejecutable” en inglés), .com (command, “comando”) o .bat (batch, “lote”), son aquellos que disparan las acciones, como ejecutar una aplicación o un videojuego.

• Archivos de imagen. Apellidados .jpg, .gif o .tiff normalmente, son imágenes cuya información recompuesta se traduce en una imagen, ilustración o fotografía.

Fuente: https://concepto.de/archivo-informatico/#ixzz5jtb6J1eS




LEY 594 DEL 2000 "LEY GENERAL DEL ARCHIVO"

Expedido por:


Fecha de expedición:


Descripción: 

Congreso de la República de Colombia

Julio 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, todo en pro de la transparencia, la organización y el uso óptimo de la información. Una de las leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos es la Ley General de Archivos 594 del 2000. Toma nota porque te explicaremos de qué se trata.

La transparencia y el orden de la información es la base requerida para que los ciudadanos en general puedan acceder a la información de interés público, ya sea de empresas privadas que prestan servicios a la comunidad, como de empresas y organizaciones del Estado. Para garantizar dichas bases, el gobierno aprobó el 14 de julio del año 2000 la Ley 594, conocida como la Ley General de Archivos, la cual establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico.

¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?

• Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.

• Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.

• Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.

• Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.

• Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.

• Consolidar una cultura de información nacional.

• Racionalización de la información y sus categorías.

ACUERDO 042 DEL 2000
Este acuerdo esta expedido por el AGN (Archivo General de la Nación) en  el mes de octubre del año 2002  en este se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf